事務所ブログ

2022年9月 2日 金曜日

FAXが誤送信されたことから学ぶリスク管理

FAXの誤送信で、何かしらの書面を受信した場合、皆さんはどのように対応してみえますでしょうか??
弊社は、送信先へ電話でご連絡をして、内容を読み上げる等、誤送信であることを確認します。そして、送信先から「ご迷惑をお掛けしました、届いたFAXは破棄してください。」というご回答を受けて、受信した書面はシュレッダーしておりました。
いかがでしょうか?特に問題ないように感じますよね。
もちろん、送信先へ連絡せずに無視してもよいのかもしれませんが、大切な連絡文書であったりする場合、関係する方に不利益があってはいかんでしょ。という、いわばビジネス的な親切心と言いますか常識ある対応と考えて、お電話してご連絡をしています。

ただ、この対応、正しいのか? と考えさせられることがありました。正確には、誤送信された文書の重要度いかんによっては、対応を間違えると誤送信された側のリスクにもなるよ。というお話です。

月曜の朝、出社すると、2件のFAXが届いており、内容を確認すると、弊社とは全く関係のない内容であり宛先であるので、明らかに誤送信。
ただ、文書が、極めて重要な内容。
こりゃいかんな、と急いでお電話にてご連絡し、口頭で文書内容を伝え誤送信であることが確認できました。先方は「重大なことなので、担当者(責任者?)から連絡をさせる。」ということで、少し時間をおいて、担当者(責任者?)の方からお電話がありました。このお電話が考えさせられる内容で、「こちらのFAXの送信履歴を確認したが、そちらに送信した跡が無い。」とおっしゃる。開口一番だ。しかも、まあまあ上から口調で。これには、私も弊社が疑われているようだと感じてしまい、「そちらの機械のことは知らんですが、こちらにFAXが届いているのは事実なんです。弊社は見なかったことで破棄しますので、そちらはそちらで対応してください。」と申しましたら、「申し訳ありません、承知しました。」と、ここまで。

さて、
感情論は、別にして、重要度が高い文書の誤送信の対応として、リスク管理は正しかったのだろうか?

今回の対応は間違ってますね。正しい対応は、
① 誤送信されている旨の電話連絡。
② 口頭でやり取りして、文書を破棄するなどの取り扱いを決めてお終いでは、不十分。文書が重要であればあるほど、もし、現物を破棄してしまえば、誤送信の証拠が無くなってしまうので、余計なトラブルに発展するかもしれませんし、先方も誤送信は機械トラブルなのか何なのか原因解明のためには、送信日時や送信番号が記録された現物の入手が必要でしょう。

というように、親切心が潤滑油になることばかりでなく、場合によっては、リスクにすらなり得ることを学んだ一件でした。


後日談として、、、、
FAXをよく見ると、「字が読みにくいという連絡があったので再送します。」とメモ書きがあります。このメモ書きから推測できることは、こうだろう。
① 当該文書のFAXを送る。
送信先は、当該文書のFAXの際は、重要な連絡FAXなので、誤送信防止で、いちいちダイヤルをまわすことはしていない、登録ダイヤルにて当該文書は正しく送信された。
② 受信先から「字が読みにくい」という理由で再送依頼の電話があった。
おそらくこの再送依頼の連絡を受けた部署が、何かしらの理由で、①のFAX機を使用せずに、他のFAX機から再送した。他のFAX機には送信先の登録がないので、ダイヤルして送信した。その際に、ダイヤルを間違えて、弊社へ誤送信となってしまった。

従って、担当者(責任者?)の方が履歴を確認しても、①の履歴しかないので、「正しく送信されているはずなのに、何で?」となって、前述したお電話につながってくる。

最後に、言い訳と言いますか、人の気持ち的なことを一言。この一件、先方の責任者?の方が、こちらが親切心で連絡したことにもう少し配慮いただいた口調でお電話をいただければ、また、私も先方に失礼な印象を持ったとしても、事務的対応に徹することができれていれば、違った結着だったのかもしれません。。。

投稿者 税理士法人久屋南税務会計事務所